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企业对于已经为员工报销的费用能否事后主张其为虚假报销?

http://www.buildhr.com 2018年07月13日 15:33 发布:上海人力资源和社会保障局

  案情简介

  2003年9月15日,胡某某进入领先公司工作,工作岗位系高级医药代表,主要负责各大医院麻醉科的药品销售工作。2011年10月1日,双方签订了一份固定期限的劳动合同,期满后又多次续签,最后一份劳动合同期限至2015年9月14日止。

  领先公司《员工手册》规定:“员工伪造记录/不依据事实报告或有欺骗行为、违反诚实信用原则的,构成严重违纪,领先公司有权解除劳动关系。胡某某在入职后签署了对此的确认书。

  2012年整年,胡某某以组织召开会议而发生就餐费用的名义申请报销共计90,000余元,领先公司的财务人员经过审核后未提出异议,之后同意给予报销。

  2013年3月26日,领先公司通过快递形式向胡某某居住地寄送了《解除劳动合同通知信》,其中载明“胡某某:领先公司经查发现在2012年你有虚假报销等行为,现公司依据《劳动合同法》第三十九条以及相关公司政策对你做出立即解除劳动合同的处分决定。你的最后工作日是2013年3月26日……”。该快递于次日被签收。胡某某对此不服,遂向某区劳动人事争议仲裁委员会申请仲裁,要求领先公司支付违法解除劳动合同赔偿金。

  案件审理中,领先公司提供了企业工商信息资料,显示为胡某某开具发票的五家单位均注册在同一幢写字楼内,只是室号不同,且经营范围限于餐饮企业管理(不得从事餐饮服务)。领先公司提供的照片显示,以上五家单位的注册地址上并无餐厅或门店存在。另,根据有关部门的复函,确认不存在这五家单位的《餐饮服务许可证》信息。

  仲裁委员会告知胡某某于庭后十天之内提供争议餐饮发票的消费地址,但胡某某并未至现场核实具体的地址,仅提供书面答复函称:“本案涉及的几家餐厅相应的消费地点,由于时隔已久,我只记得大概的消费地点在哪个区的哪条路附近,某个餐厅经营中是否变更地址,以及某个地址是否更换经营主体,我无法掌握,也无需掌握。”

  当事人观点

  胡某某主张:其自入职领先公司以来,一直遵守公司的规章制度,并不存在虚假报销的行为。胡某某每次向领先公司申请报销餐费,均提供了餐费发票、pose签购单以及所点菜品的对账单,上述单据相互印证,可以证明胡某某确系发生了餐饮消费的事实,而领先公司对此也通过审核,同意给予报销,故现领先公司再主张胡某某上述报销系虚假报销,缺乏事实依据,因此,领先公司单方提前解除双方的劳动合同属于违法解除劳动合同。

  领先公司主张:胡某某是医药代表,其召开会议产生的餐饮费用可以报销,具体流程为员工在费用实际发生后,将票据递交给公司,同时在电子系统中提交申请和说明,之后将票据和批准的申请一起交给财务,财务对金额进行形式上的核对,对这些费用是否实际发生无法进行审核,之后领先公司会进行随机抽查,发现虚假报销才进行处理。胡某某所提交发票上的“行业类别”载明为“其他服务业”,而“开票项目说明”却模糊的写为“餐费服务”,明显是企图将服务类发票当作餐饮发票进行报销,其实际并未发生消费;开具发票的五家企业均系从事餐饮企业管理,经实地调查,该些发票开具方注册地均系在同一幢楼内,且均未开设餐厅或门店从事经营,因其没有经营餐饮的场所和资质,不能从事餐饮经营,故不具备开具餐饮发票的资质;这些发票的开票日期与胡某某在POS机的刷卡时间的先后顺序颠倒,一般应该是先刷卡后开票,而部分餐费开票时间早于刷卡付费时间。由于胡某某在职期间进行虚假报销,严重违反了单位的规章制度和劳动合同的基本义务,故领先公司依法解除双方的劳动关系,并无不当。

  裁决结果

  仲裁委员会经审理后认为:由于胡某某以不真实、虚假消费的发票向领先公司报销费用,且数额较大,严重违反了劳动合同法的规定和企业规章制度的约定,损害了领先公司的合法权益。根据胡某某的严重违规违纪行为,领先公司决定解除与其的劳动合同,于法无悖,应予支持。对于要求领先公司支付违法解除劳动合同赔偿金请求,不予支持。

  分析点评

  用人单位为了遏制虚假报销行为的蔓延,防止企业资产流失,加强企业财务报销制度管理,严肃劳动纪律,教育广大员工遵纪守法,杜绝此类事件的发生,维护企业正常的经营秩序,从而对员工申请报销获取钱款并以入账凭证进行抽查、核验,这是用人单位行使有效的事后财务监督权,当属合法合理。

  本案中,领先公司同意为胡某某报销因召开会议而发生就餐费用的前提条件,是胡某某已经实际用餐,并已支付相应的费用。凭真实发票且已实际消费才能向单位进行报销,这是任何一家企业财会制度的一项基本准则。胡某某报销就餐费用经各层级领导审批、财务审核已为其报销了相关费用,这是基于领先公司对于胡某某的信任以及财务部门对胡某某提交发票仅为形式上的审核,即使胡某某已获取报销费用,只要报销发票存在没有真实消费也未支付价款的情形,就不符合企业财会制度规定的报销条件,凭该发票进行报销,即为虚假的报销行为。

  领先公司对入账的报销凭证进行查核后发现,胡某某以就餐名义进行报销的凭证中存在开具发票方从事的是餐饮企业管理,而不是餐饮服务业,无出具餐饮发票资格;多家发票开具企业注册地均在同一幢楼内,通过各种手段都无法查实该些企业开设过餐厅或门店从事经营活动;上述种种不正常现象足以使领先公司对胡某某报销凭证的真实性产生合理怀疑。胡某某在领先公司察觉报销凭证存在疑点时,又未能有效证明其已经实际消费并对就餐场所提供具体地点或有价值的线索,让领先公司进行查证,使得领先公司有充足理由确认胡某某虚构消费事实,用虚假消费的餐饮发票报销没有发生过就餐的费用。胡某某在一年之内在这几家企业进行餐饮消费,金额高达90,000余元,胡某某虽以时隔已久作为不记得具体地址的理由,但胡某某直至仲裁庭审结束后十天内仍未指明消费地点,哪怕其中一家餐饮企业,明显不符合常理,即胡某某诉称已实际发生餐饮消费无法被仲裁委员会采信。

  综上,对于虚假报销的发票无论是处于企业领导审核的层面上,还是已经报销入账,只要用人单位发觉报销的发票所记载消费事项、金额是不真实的,有权根据报销人的情节轻重,并依据相关规定作出处理。现领先公司根据胡某某的严重违规违纪行为,决定解除与其的劳动合同,于法无悖,应予支持。

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